Даже если вы творческая личность и хаос – ваша стихия, время от времени возникает необходимость каким-то образом дела упорядочивать и успевать их делать вовремя.
Физики даже придумали величину, измеряющую величину беспорядка. Энтропия – мера хаоса в системе. Так вот, эта величина не отрицательная и всегда увеличивается в системах, в которых не поступает энергия извне. Если перевести это утверждение на обычный язык – это означает, что бардак имеет тенденцию нарастать, если не прикладывать усилий, чтобы навести порядок. В поисках подтверждения можете заглянуть в свой шкаф или ящик с бумагами.
Вывод однозначный. Если вы хотите добиться порядка в делах, придется напрягаться, чтобы этот порядок создать и поддерживать. Зато есть и хорошие новости: человечество изобрело немало способов, чтобы разобраться с хаосом и упорядочить жизнь. Для большинства из них нужны только ручка и бумага.
Линейный подход
Символ этого подхода – еженедельник в линеечку. Предполагаю, что в мире продается по меньшей мере 7 миллиардов еженедельников в год, чтобы хватило всем, даже младенцам. Есть немало людей, которые способны свои текущие дела записывать в столбик каждый день, потом по порядку их переделывать. Такие организованные люди меня всегда восхищали. И всегда, без исключения, это были мужчины. Подозреваю, фокус в том, что рабочие дела хорошо выстраиваются по порядку, а то, что придя домой, нужно максимум выгулять собаку и выбросить мусор – можно не записывать.
Женский ежедневник пытается удержать внутри как минимум три потока событий: работа, дом, я сама. Поэтому дела в один столбик не умещаются. Записи скачут, переносятся стрелками с места на место, неожиданно возникают, перемешиваются и растут как снежный ком. Как научиться записывать так, чтобы потом можно было разобраться, что к чему, в каком порядке и во сколько?
Запасная записная
Позвольте всему этому хаосу поселиться в отдельном блокноте. Итак, у вас есть ежедневник с упорядоченными по времени делами, встречами и телефонами. И запасной блокнот, где от структуры остается только дата, а вся остальная информация «сваливается» по мере возникновения. Сюда попадают вопросы, обсуждаемые на совещаниях, телефоны деловых партнеров и парикмахера, которого посоветовала подруга, расписание приема стоматолога и сроки сдачи отчетов, список делегации из Казахстана и «купить корм кошке». Ваш личный хаос – это ваша личная запасная записная книжка. Только не забывайте время от времени важные телефоны и даты переносить в красивый аккуратный деловой ежедневник.
Кстати, чего еще не хватает таким ежедневникам? Более общей картины. Мне бы хотелось иметь в нем несколько страниц, где виден месяц целиком. Удобно отмечать значимые даты или вычеркнуть заранее две летних недели и написать большими буквами «ОТПУСК». Поэтому я лично предпочитаю блокнот, страницы в котором можно расчерчивать по своему усмотрению.
Безумный ежедневник
Если вам совсем не подходит ежедневник в линеечку, вы заняты во многих проектах, у вас творческая работа или просто не любите записывать дела в столбик – расслабьтесь и позвольте своему ежедневнику быть безумным. Хотите рисовать на его страницах планы на неделю в виде интеллект-карт – рисуйте. Хотите размечать разноцветными маркерами информацию, относящуюся к разным проектам – пожалуйста. Делайте так, как вам удобно.
Мне, например, удобно раскрыть чистый разворот, символизирующий предстоящий день, провести одну линию для колонки слева и еще одну линию, отделяющую колонку справа. Посередине оставить чистое поле. Именно на это белое пространство я в хаотичном порядке записываю те дела, которые нужно сегодня переделать (все дела, не только рабочие). Потом из всего этого хаоса выписываю в левую колонку задачи «позвонить» и «мелочи». В правую колонку «быть во время» отправляются дела точно ориентированные по времени. После этого я окидываю взглядом все поле в поиске ответа на вопрос «Что самое важное?». Не срочное, не глобальное и не занимающее пять минут, а именно ВАЖНОЕ. И полагаюсь при этом не на логику, а на внутреннее чувство.
Дайте вашему подсознанию сделать свою работу. Оно отвечает за выделение главного и второстепенного.
Обвожу эти три дела (максимум – пять) в прямоугольники, решаю, чем займусь в первую очередь и ДЕЛАЮ, не забывая «позвонить» и «быть во время».
Таким образом, картина дня может меняться, но она всегда остается у меня перед глазами.
Планируйте как президент Соединенных Штатов
Для любителей логического, а не интуитивного подхода есть другие методы. Например, попробуйте использовать квадраты Эйзенхауэра для ранжирования длинного списка дел и выделения приоритетов по критериям «важно» и «срочно».
Масса дел в важном и срочном? Это аврал. Концентрируйтесь на важном и не срочном – это ваши перспективы, которые никто за вас не обдумает.
Срочно и неважно – это текучка, делегируйте, т. е. найдите тех, кто сделает эти дела за вас.
Не срочно и не важно – не тратьте на это время, позвольте себе эти дела не делать, отправьте их в мусорную корзину.
Как известно, всех дел не переделаешь. Да и не нужно. Надеюсь, все эти приемы с записью и сортировкой дел помогут вам более эффективно организовать вашу жизнь, успевать больше и не утонуть в ежедневном хаосе. Вряд ли наступит время, когда все дела закончатся, однако можно предположить, что в вашей жизни начнут возникать интересные моменты. Когда зная, сколько всего можно успеть сделать за час, вы будете способны махнуть на все рукой и со спокойной совестью потратить этот час на «ничегонеделание». Потом ускоритесь, а сейчас – перерыв!
Инф.femina.by